信息技術的高速發展和推廣應用給檔案事業帶來了新的契機，也給檔案工作帶來了新的研究課題——這就是檔案數字化建設。檔案數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。
      首先，我們應充分認識到檔案數字化建設的緊迫性。
      一、檔案數字化可改善檔案管理工作。
只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
       二、形勢發展的需求
       21世紀是信息化的時代，檔案載體的更新換代迫切要求檔案數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案工作提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的數字化。目前，檔案的保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
       三、社會的強烈需求
       當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加。如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的，要查閱婚姻檔案十分不便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解某地的整體情況，才敢于投資，那么要了解的詳細內容恰恰只有檔案管理部門才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
 其次，我們應充分認識到檔案數字化建設的內容。
       一、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
       目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
        二、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平 
        檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
        三、有重點地抓好數據庫建設
       開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐，筆者認為建設數據庫經驗中最主要的有：1.領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；2.面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；3.突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高。
                                                                                （作者單位：山西省文水縣人事局）