山西省文水縣武午學校  樊麗華

學校在教學過程中形成各種文字材料，除一部分沒有保存價值外，余下的保存下來的文字材料形成檔案。主要由文書檔案、教學檔案、聲響檔案、照片檔案等組成。檔案是學校的重要財富，檔案工作是學校工作的一部分，學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，對于學校提高教學質量，深化教學改革具有重要的意義。學校的檔案管理總體來說，分為兩部分，一是檔案的管理者；二是檔案的內容。現就學校檔案的綜合管理問題進行探討。

一、 學校檔案綜合管理的重要性。

學校檔案的綜合管理就是將學校的各部門.各種檔案看成一個整體集中進行管理。它具有以下幾方面的         益處：

1、學校檔案的綜合管理可以將學校的重要檔案集中起來統一保管，統一管理，使學校的檔案集中起來，防止遺漏，從而使學校的檔案的信息全面、完整。現在一些學校普遍對自己檔案的重要性認識不足，平時疏于集中保管，到了用的時候才東找西找，嚴重影響工作的正常運轉。

    2、學校檔案的綜合管理可以使本校的檔案規范、標準，便于利用。學校各科、室的檔案集中起來統一管理，既可以節約空間，又可以實行統一的標準，統一的格式，統一的規章制度，以提高利用的效率。

二、學校檔案的綜合管理的方法

為了加強我校檔案工作的業務建設，提高檔案管理水平，適應日益發展和管理現代化的需要，提高學校檔案綜合管理水平充分發揮檔案的作用，更好地為教育、教學、科研和管理服務，維護學校歷史面貌，結合本校的實際情況，制定本辦法。

1、健全統一的領導機構，實行專人負責。

由一名校領導組建一個校檔案管理組，根據《中華人民共和國檔案法》“集中統一管理”的原則，對檔案綜合管理工作逐步做到“三納入”，既納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關部門的職責范圍和有關人員崗位現任制，使檔案工作實現統一領導、統一制度、統一保管和開發利用。各科、室在教學過程中，形成檔案及時集中起來，送還檔案室，這樣就可以防止檔案的流失，增強檔案的利用價值。

2、實行規范的檔案管理制度。

學校的各科、室形成的檔案，根據上級部門的要求和檔案管理的特殊性，健全各類規章制度。只有制度健全，才能使檔案的管理走上正規化、標準化的軌道。

（1）把所有原先不分保管年限的各級各類文件以年度為單位分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。要剔除一些無用的文件，取其精華才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步。 

（2）把所有的那些內容混雜的教學管理類材料，進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。以學年為單位，按問題排列分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。 

　 （3）基建類、設備類、照片類從文書檔案中抽出單獨編目錄號。在著錄時要統一規范題名，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

（4）完善和充實教師業務類、特種載體類，學校在教學過程中形成的檔案。既包括學校在教學過程中的常規信息，又包括教師在教學過程中形成的值得借鑒的教學心得，對于這些信息要求教師把應歸檔的證書，各類評比、比賽中獲獎的榮譽證書復印件上交，以文書的形式保存下來 ，既可以有效的保證正常進行教學，又可以促進教學。

3、擴大學校檔案門類的收藏。

從原來的三大類到目前的九大類：黨群類，行政類，教學管理類，學生學籍類，教師業務類，基建類，設備類，會計類，特種載體類。 

4、利用現代技術，提高檔案的管理水平。

    檔案管理實現技術現代化，信息技術的應用，為檔案高水平管理提供許多便利條件，采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍，是檔案管理工作盡快達到規范化、標準化的要求。加強檔案的信息資源利用，以最大的限 度促進教學。

   總之，建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于提高教育教學質量。對學校行政管理、教學科研等各項工作的發展具有積極的作用。各級各單位要在搞好學習、宣傳活動的基礎上，扎實推進檔案法制化建設，把檔案工作提高到一個新的水平。

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