山東省鄒城市第六中學 肖明 

      摘要：現階段傳統手工的檔案管理模式已經不能適應現今時代快速發展的步伐，實現檔案管理現代化勢在必行。諸多問題的存在制約著檔案管理的現代化發展：檔案管理意識淡薄、工作不重視；檔案管理觀念落后、操作不規范；檔案管理設備奇缺、資金不到位；檔案管理人員素養偏低、學習不積極。
      關鍵詞：檔案管理  問題  整改措施

      在現代檔案管理中，人們談論較多的是常規的檔案管理方法與理念，但伴隨著信息時代的到來，無論在現代社會活動還是個人生活中，大量的資料通過各種途徑傳遞到個人手中，因此使用最為方便地當數電子信息類檔案資料了。因此，現階段傳統手工的檔案管理模式已經不能適應現今時代快速發展的步伐，實現檔案管理現代化勢在必行。然而，諸多問題的存在制約著檔案管理的現代化發展：檔案管理意識淡薄、工作不重視；檔案管理觀念落后、操作不規范；檔案管理設備奇缺、資金不到位；檔案管理人員素養偏低、學習不積極.……現階段大多數單位對檔案管理工作觀念落后，操作不夠規范，沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴重的制約著檔案管理的價值體現。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規范的問題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格。現階段還有許多單位的檔案管理以傳統的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效，沒跟上時代的節拍，致使檔案管理質量較低，查找困難效率低下。
      下面，我就從幾個方面闡述我的觀點。
      一、目前檔案管理工作存在的問題
      盡管現代科技的發展為檔案工作的優質、快速、全面提供了客觀的條件，然而，不容否認還有一些單位的檔案管理工作仍處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動地記錄，檔案的種種功效沒有被開發和利用。目前，檔案工作存在的問題主要體現在以下幾方面：
      1、檔案意識薄弱。自我從事檔案工作以來，工作緣故接觸了許多同行。他們大多兢兢業業、盡職盡責，然而也有一些人員大局觀念不強，意識狹窄，責任心不強，他們認為檔案工作只是檔案部門的事，不能將其與學校發展及各項建設密切結合起來，不能把工作業務與自身建設和發展緊密結合起來。眾所周知：檔案保護工作是為學校各項工作服務的。然而由于學校工作存在陳舊觀念，過分強調為教育教學服務，在一定程度上導致了保護檔案意識的薄弱，表現在實際行動上就是對檔案工作抓得不緊，管得不嚴，對檔案資料疏于整理和保護。
      2、管理混亂、不規范。主要體現在對檔案資料的收集、整理、錄入不規范，文書制作格式歸檔不統一，就比如我在剛介入檔案工作時，發現對于文書檔案的永久、30年、10年保管期限因為理解不清，收集較為混亂、歸檔目錄同保管期限不符，究其原因在于沒有形成完整的檔案利用和管理體系。
      教師業務檔案歸類也存在收錄混亂，且自覺、主動交個人材料散漫等問題。一系列的混亂，多次的催繳，使得我在整理、查閱、檢查檔案造成諸多的困難。
      3、立卷工作不規范。在收集本單位自制檔案資料的過程中，我就有時遇到各部門不給予配合、推三阻四的情況，收集資料時也有時是往返數十次，終究無法收集齊全資料，這說明在檔案管理工作中許多人檔案意識薄弱。
       4、檔案存放不合理，保護不當。如果各類檔案排列順序、編號混亂，就會給檔案查閱和利用等工作帶來很大的困難；對電子文檔，如光盤、軟盤等介質檔案保護措施不當，還會造成重要檔案數據丟失或機密檔案泄露的嚴重情況。
       5、業務人員素質普遍低下，思想僵化。長期以來，有的學校檔案室是“養成過渡”“干部晉級”的好去處，又是“貴婦人”和老、弱、病、殘人員的“養尊處優”之地。許多人安于現狀，不思進取。再者，專職檔案人員大多是“半路出家”，個別檔案人員對計算機操作、運用缺乏專業知識的理念功底，又缺乏學術研究、史料研究等。這與現在檔案管理工作的信息化的具體要求相距甚遠。
      二、經過這多年我工作的反思、總結，進一步闡述我今后力爭的整改措施，敬請批評指正。
      1、領導重視是關鍵。各單位的一把手應該是“領頭羊”，應該是第一責任人，只有領導的檔案管理意識建立了，下面各部門負責人才會引起重視，在收集本部門的資料時才會快捷、全面、規范。加強領導責任制，實行領導一把手負責制，確定檔案工作的主管領導和檔案機構責任人，并把檔案法規學習教育貫穿在學習的始終，時刻貫穿“檔案就在你身邊”，牢固樹立“學習檔案法規，利國利民利己”的思想，應該經常組織全體教職工學習檔案法規、樹立人人是檔案保護的主人翁意識，在單位掀起學習熱潮，達到“知檔案、用檔案”的高潮。堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案管理井然有序。
      2、提高專職檔案人員的業務素質。一個優秀的檔案員，是單位檔案管理及保護工作的核心。配備一個業務精、文化高、政治素質好、保密意識強的檔案管理員，是必須且必要的。在干好工作的同時就要首先清楚自己所處的位置，清楚自己所具備的職責和應盡的責任。擺正位置，嚴格遵守職責。只有把位置任準，把職責搞清，從小事做起，踏實做事、誠實做人，克服各種困難，腳踏實地工作，才能做好本職工作。
為了提高檔案管理工作人員的業務水平，要定期對員工進行培訓，提升管理人員的業務水平和實操能力，而且應定期開展檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經驗和管理經驗，取長補短提高工作效率。要建立長效的約束、激勵機制使檔案管理人員產生緊迫感，才能積極地學習，努力更新知識，提高業務水平和能力。提高檔案人員技術管理的素質，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業素養又要有高度的工作責任感和求真務實的工作態度，還要有扎實的專業理論知識、計算機技術能力，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復雜繁冗又簡單枯燥，難以激發人的積極性，這更要求檔案管理人員對本職工作重要性有充分的理性認識，明確工作目標，兢兢業業地做好工作。
      3、建立健全各項規章制度。把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為單位管理的一項重要的內容納入年度目標，與學校其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助共抓的四級檔案管理網絡。
      為進一步加強檔案管理制度建設，規范學校的文書檔案管理，強化制定《檔案管理辦法》及有關規章制度等，明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入學校的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
      4、加大宣傳教育，全員重視檔案工作。加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。人人樹立這種意識：“檔案管理服務于教育教學”，加大資金投入，強化檔案現代化管理。進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，全方位為學校教學和科研服務。

【參考文獻】
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